Obieg dokumentów elektronicznych w firmie
Zapewnienie sprawnego obiegu dokumentów elektronicznych w firmie jest jednym z ważniejszych zadań, jeśli chodzi o oprogramowanie biurowe. Do tej pory do tego zadania wykorzystywane były specjalne programy komputerowe, często też systemy, tworzone we własnym zakresie przez duże korporacje w celu usprawnienia procesów biznesowych.
Obecnie, gdy pojawił się office w chmurze większość tego rodzaju problemów wydaje się już być w pełni rozwiązana. Nowe możliwości zyskuje tutaj bowiem dobrze znany, z jeszcze poprzednich wersji Share Point, który może być z powodzeniem wykorzystywany wręcz jako alternatywa dla dysków sieciowych w firmie, a wersje dokumentów elektronicznych będą odpowiednio synchronizowane w czasie rzeczywistym do najnowszej wersji.
Edycja dokumentów w czasie rzeczywistym
Niezależnie od sposobu wykorzystania tego mechanizmu, na uwagę zasługuje fakt, ze najnowsza usługa office 365 pozwala na edycję dokumentów w czasie rzeczywistym nawet przez wielu różnych użytkowników. Z opcji tej można skorzystać zarówno w sytuacji gdy dojdzie do nieświadomej zmiany właśnie edytowanego przez kogoś innego dokumentu, jak też można wykorzystać ją całkiem świadomie na przykład na potrzeby prezentacji. Nowoczesna usługa office 365 pozwala na integrowanie w dosyć dużym stopniu różnych rozwiązań, tak więc bez problemu korzystając z komunikatora skype dla biznesu można w czasie prezentacji dokonywać zmian na dokładnie tym samym dokumencie.
O co rozszerzona jest funkcjonalność
Co najważniejsze zastosowanie office w chmurze do zarządzania obiegiem dokumentów elektronicznych w firmie wydaje się całkiem naturalnym posunięciem bowiem mamy możliwość wykorzystania wbudowanych mechanizmów do zarządzania uprawnieniami użytkowników, w tym także do dokumentów elektronicznych. Funkcjonalność ta jest jeszcze rozszerzona o możliwość zarządzania dostępem do określonych zasobów sieciowych. Dotyczy także poczty elektronicznej gdzie można zdefiniować poziomy uprawnień zarówno do odbierania jak i wysyłania wiadomości. Wszystko przy wykorzystaniu już istniejącego mechanizmu uprawnień do którego wprowadzać można grupy użytkowników.